Organisation & Prozessmanagement
2019/02

Frühjahrsputz: Räumen Sie Ihre Organisation auf.

Aufgabenverteilung und Kapazitäten Ihres Stadtwerks auf den Prüfstand stellen

Kennen Sie dieses Gefühl? Keiner macht das, was er soll, jeder macht das, was er will, und alle machen mit. Aus einer Organisation ein wohl-klingendes Orchester zu formen, ist in Zeiten der stetigen Veränderungen mehr denn je eine echte Herausforderung. Unsere Erfahrungen mit der AKKU+- Aufgaben- und Funktionsanalyse zeigt: Eine standardisierte Erfassung der Kapazitäten und Kompetenzen im Betrieb schafft Gewissheit durch objektivierte Daten, wo vorher nur Vermutungen oszillierten.


Die Anlässe zur Überprüfung der eigenen Organisation sind vielfältig: Das Management will eine bessere Datengrundlage zur Optimierung der Organisationsstruktur erhalten, spürbare Qualitätseinbußen und Ineffizienzen rufen nach einer Ursachenanalyse, Mitarbeiter*innen klagen über Arbeitsintensivierung und Schnittstellenkonflikte erschweren das Arbeitsleben zunehmend. Diese Themen sind in vielen Betrieben aktuell.

Organisationsanalysen haben oft den Ruf, zu aufwändig oder zu generisch zu sein. Die diesjährige Messe E-world energy & water zeigte uns, mit der Organisationsberatung AKKU+ auf dem richtigen Weg zu sein und den spezifischen Bedarf der Branche zu treffen. Mit unserer Online-Webapplikation sind wir in der Lage, in wenigen Tagen eine vollständige Erfassung aller Betriebsteile eines Stadtwerks vorzunehmen. Im Unterschied zu einem EFQM-Modell oder dem 7-S-Modell gehen wir dabei der Arbeit auf den Grund und fragen konkret nach Kosten und Zeitaufwänden in den Kernprozessen wie z. B. Planung, Bauausführung, Abrechnung oder Vertrieb.

Der idealtypische Ablauf sieht so aus, dass nach einer Einführung in das Tool die Mitarbeiter*innen ihr eigenes Aufgabenprofil selbst erfassen, Die Auswertung der Daten erfolgt in einem Online-Management-Board in Echtzeit. Diese Auswertungen werden je nach Bedarf durch weitere spezifische Auswerteperspektiven wie z. B. Prozesssichten ergänzt. Um tiefer in die Ursachenanalyse einzusteigen, werden die Ergebnisse in Arbeitsworkshops nachbearbeitet. Hier entwickeln wir konkrete Handlungsfelder und leiten Maßnahmenpläne ab. Durch die standardisierte Vorgabe von Aufgaben- und Funktionskategorien können wir die Daten auf Wunsch mit anderen Unternehmen vergleichen.

Das Tool hat sich in der Praxis als echter Putzteufel bewährt. Keine runden Ecken mehr.