Für die Organisationsanalyse bei Energieversorgern setzt BET regelmäßig das Tool AKKUplus ein. AKKUplus ist ein webbasiertes Tool, das alle Funktionen und Tätigkeiten eines klassischen Energieversorgers abbildet. Es ist eine Eigenentwicklung von BET, die es den Mitarbeiter*innen von Stadtwerken erlaubt, schnell und einfach ihre Kerntätigkeiten (Netz, Erzeugung, Metering etc.) und ihre übergreifenden Tätigkeiten (interne Kommunikation, Weiterbildung, Buchhaltung, Recht, Innovation etc.) des normalen Arbeitsalltags zu erheben. Im Standardfall erfassen die Mitarbeiter*innen ihre Arbeitszeiten rückblickend für den Zeitraum eines Jahres (Kalenderjahr oder individueller Zeitraum). Die BET-Analyse wertet die Eingaben dann für das gesamte Unternehmen, für einzelne Organisationseinheiten oder auch für einzelne Funktionsbereiche (z. B. Aufwand für Entstörungen im Wassernetz usw.) aus.
Eine Weiterentwicklung von AKKUplus ist ein zusätzliches Modul zur Erhebung der Softwarelösungen je Tätigkeit. Hier geben die Mitarbeiter*innen ergänzend zur Angabe ihres Aufwandes in einer zweiten Stufe an, welche Software für die Ausführung der Tätigkeiten verwendet wird. Das Spektrum reicht hier von der allgemeiner Nutzung des MS-Office-Pakets bis hin zu Spezialsoftware wie z. B. für Abrechnung, EDM, Netzplanung, Controlling etc.
Hieraus ergeben sich in der Regel spannende und für die Organisation oft überraschende Erkenntnisse.Typischerweise lassen sich folgende Fragen beantworten:
- Hat sich die Einführung neuer, oft teurer Software gelohnt und ist die Intergration in den Alltag gelungen? Oder hält man an alten Lösung fest?
- Wie hoch ist der Anteil der Tätikeiten, die manuell z. B. in MS-Office-Produkten bearbeitet werden?
- In welchen Organisationseinheiten ist die Digitalisierung bereits weiter fortgeschritten? In welchen Einheiten ist der Mix der eingesetzten Softwarelösungen ggf. auch zu unterschiedlich?
- Wird spezielle Software nur von einzelnen Abteilungen, evtl. nur von einzelnen Personen genutzt bzw. welche Module werden flächendeckend eingesetzt?
- Gibt es redundante Softwarelösungen, bei denen das übergreifende Bewusstsein zwischen verschiedenen Abteilungen fehlt?
Neben der Erfassung der eingesetzten Softwarelösungen nach Tätigkeiten im Unternehmen bietet es sich an, auf Basis dieser detaillierten Datengrundlage eine weiterführende Betrachtung der IT-Landschaft durchzuführen. Im Fokus der AKKUplus-Erhebung steht die Beschreibung der Tätigkeit, für die es verschiedene digital unterstützte Möglichkeiten gibt, es kann sich aber auch um einen manuellen Prozess auf Papier handeln. Eine IT-Landkarte stellt die Verbindung zwischen Organisation und Funktionalität auf der einen Seite und Funktionalität und IT-System auf der anderen Seite her. Durch die Visualisierung der im Unternehmen eingesetzten Lösungen auf einer übergreifenden Landkarte entsteht ein ganzheitliches Bild, das die oben genannten Fragestellungen unterstützt.
Je nach gewünschtem Analyseumfang können die Informationen aus der AKKUplus-Erhebung durch weitere bereitgestellte Dokumente wie beispielsweise Softwaremodullisten, Schnittstellenübersichten oder auch Kostenpositionen erweitert werden.
Eine erste Bestandsaufnahme der IT-Landschaft kann somit grundlegende Optimierungspotenziale aufzeigen und die Basis für eine mittel- bis langfristige IT-Strategie legen, die die wesentlichen Leitplanken für zukunftsfähige Optimierungen vorgibt.
Insgesamt bietet die erweiterte AKKUplus-Erhebung einen umfassenden Einblick in die von der Organisation benötigten Funktionen und die Nutzung der damit verbundenen digitalen Tools.
Mehr Informationen: AKKUplus