Operatives Controlling,
Verbesserung der Performance bei Energieversorgern

Nachhaltigkeit und Effizienz werden sich in den nächsten Jahren zu einem festen Bestandteil der Unternehmensstrategie, -steuerung und -kommunikation für alle Energieversorgungsunternehmen entwickeln. Die Grundlage dafür ist eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung.

Um das operative Controlling optimal aufzustellen, strukturieren wir entlang der Funktionen Planung, Reporting & Analyse und Steuerung und jeweils der Dimensionen Prozesse & Struktur, Instrumente & Methoden, IT-Systeme & Daten sowie Personal & Kompetenz.
Entlang dieser Systematik ergeben sich wesentliche Fragestellungen, aus deren Beantwortung wiederum konkrete Maßnahmen für eine Optimierung des operativen Controllings ableitbar sind.
 

Planung

Wesentliche Fragestellungen bei der Planung:

Prozesse & Struktur

• In welcher Reihenfolge und in welchem Umfang sind einzelne Abteilungen in den Planungsprozess eingebunden?
• Wird nach Legaleinheiten oder Geschäftsfeldern geplant?
• Gibt es feste Verantwortlichkeiten bei Kostenstellen?
• Erfolgt die Planung zentral oder dezentral?

Instrumente & Methoden

• Sind die Instrumente und Methoden plausibel und genau?
• Sind die Planungswerkzeuge ausreichend, oder werden zusätzliche Tools z. B. im Rahmen des Risikomanagements benötigt?
• Wer legt die Annahmen und Prämissen der Planung fest?
• Sind die Prämissen nachvollziehbar und dokumentiert?
• Sind alle Bereiche in der Planung berücksichtigt?

IT-Systeme & Daten

• Wird die Planung dezentral bzw. zentral in Excel oder direkt im Planungstool vorgenommen?
• Welche Daten liegen in welchem IT-Tool zu welcher Zeit vor?
• Reichen Ihre IT-Systeme für die Planungsanforderungen aus?

Personal & Kompetenz

• Sind Ihre Mitarbeiter*innen ausreichend qualifiziert in der Anwendung und Beherrschung der Planungs- und Prognoseinstrumente, oder sind weitere Fortbildungen nötig?
• Sind im Rahmen der Nutzung von Predictive Analytics Fortbildungen in statistischen Analyse-Tools notwendig?

Reportig & Analyse

Wesentliche Fragestellungen zu Reporting & Analyse:

Prozesse & Struktur

• Wie müssen Prozesse und Organisation gestaltet sein, damit die Daten sowohl quantitativ als auch qualitativ ausreichend vorhanden sind und analysiert werden können?
• Wer bekommt in welchem Umfang und zu welchem Zeitpunkt welche Reports?
• Welche Prozesse und Abläufe werden benötigt, damit die Berichte in der erforderlichen Qualität zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind?

Instrumente & Methoden 

• Welche Abhängigkeiten müssen analysiert werden, um die Unternehmensziele zu erreichen?
• Wie müssen unstrukturierte Datenmengen (Data Lakes) zielgerichtet analysiert und ausgewertet werden, und wie viel Reporting & Analyse muss für ein möglichst effizientes Aufwand-Nutzen-Verhältnis betrieben werden?

IT-Systeme & Daten

• Mittels welcher geeigneter Reporting- und Analysetools können wesentliche Werttreiber und Korrelationen zwischen den einzelnen Variablen identifiziert werden?
• Mithilfe welcher IT-Tools sollen die Daten aufbereitet werden? (PowerPoint, PowerBI, Excel, SAP etc.)
• Sind alle benötigten Daten für das Reporting vorhanden und wie ist die Qualität der Daten?

Personal & Kompetenz

• Benötigen Sie neben Controller*innen zusätzlich Data Scientists zur detailgenauen Analyse?
• Sind Ihre Mitarbeiter*innen auf die zukünftigen Analysewerkzeuge und Reporting-Herausforderungen eingestellt?
   

Steuerung

Wesentliche Fragestellungen zur Steuerung:

Prozesse & Struktur

• Ist die Organisationsstruktur so aufgebaut, dass zielgerichtet gesteuert werden kann?
• Sind die Kommunikationswege und einzelnen Prozessschritte zwischen den einzelnen Bereichen und Hierarchiestufen eng verknüpft, so dass eine schnelle und detaillierte Steuerung möglich ist?
• Wer entscheidet über Gegenmaßnahmen?

Instrumente & Methoden  

• Anhand welcher Kennzahlen soll gesteuert werden?
• Mit welchem Steuerungssystem soll gesteuert werden?
• Soll nur die Finanzebene betrachtet werden oder ist eine umfassendere Betrachtung nötig?

IT-Systeme & Daten

• Bilden meine Daten und IT-Systeme die notwendigen Steuerungskennziffern gut genug ab?
• Sind meine IT-Systeme so gestaltet, dass die Ursachen möglicher Fehlentwicklungen schnell identifiziert werden können – sind also Verknüpfungen zu Zielkennzahlen und deren ursächlichen Variablen vorhanden?

Personal & Kompetenz

• Wissen die Mitarbeiter*innen, welche Kennzahlen für die Ziele und wichtigen Entscheidungen essenziell sind?
• Ist den Mitarbeiter*innen bewusst, dass die Unternehmenssteuerung agiler handeln wird und daher Change- und Innovations-Mindset ebenfalls eine Rolle spielen?
• Besteht umfassende Kenntnis über Steuerungslogiken und Kennzahlensysteme?

Mit der Entwicklung eines gesamtheitlichen operativen Steuerungskonzeptes wird die operative Steuerung des Unternehmens auf den Prüfstand gestellt. Dabei werden bisherige Zielgrößen und Verantwortlichkeiten hinterfragt und eine strukturierte Ableitung von Maßnahmen ermöglicht.

Im Zuge des Projektes werden u. a. folgende Aspekte bearbeitet:

• Erfassung, Abbildung und Begleitung der Umsetzung eines Planungsprozesses für die jährliche Wirtschaftsplanung
• Festlegung spartenspezifischer Steuerungsdimensionen und Benennung der Verantwortlichkeiten für das Ergebnis
• Erarbeitung von Hinweisen für ein adressatengerechtes Berichtswesen und Zyklen
• Überprüfung der Kostenstellenstruktur und Entwicklung von Anpassungsvorschlägen

Umsetzung

Mit der Umsetzung sind u. a. Verantwortlichkeiten im Planungsprozess benannt und dokumentiert. Die Voraussetzungen für ein unterjähriges Berichtswesen zur Unternehmenssteuerung sind nun geschaffen, und eine adressatengerechtes Berichtswesen ist angelegt. Steuerte das Unternehmen bislang auf Basis des gesamtunternehmerischen Jahresergebnisses, erfolgt nun eine differenzierte Betrachtung der Sparten und die Spezifika der Tätigkeiten werden berücksichtigt. Damit wurde die Transparenz der Entscheidungsgrundlage nachhaltig sicher gestellt. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Optimierung Ihres operativen Controllings.

Untersucht wurde, wie die Planung erfolgt und welche Daten vom technischen Bereich für die Planung dokumentiert werden. Im Grundsatz sollten alle Daten, die im Rahmen der Berichterstattung genutzt werden, auch im Rahmen der Planung berücksichtigt werden. 
Es hat sich gezeigt, dass an einigen Stellen eine Übersetzungshilfe zwischen technischen Bereichen, Auftragsabrechnung, Finanz- und Rechnungswesen sowie dem Controlling hilfreich und förderlich ist. Hierzu wurden Interviews mit allen Prozessbeteiligten durchgeführt und darauf basierend der Prozess dokumentiert. Das Ergebnis wurde der Geschäftsführung vorgestellt, denn auch diese ist ein Adressat dieser Berichte und sollte diese entsprechend einfordern.

Umsetzung

Mit Umsetzung der Projektergebnisse ist gewährleistet, dass über die Umsetzung der geplanten Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen regelmäßig berichtet wird und Abweichungen zum Plan erläutert werden können. Es ist klar, welche Person wann in der Verantwortung steht und welche Informationen zum Stand der Investitions- und Instandhaltungsmaßnahmen an wen zu geben sind.
Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Optimierung Ihres technischen Berichtswesens.

Warum BET?

BET versteht die Gedankenwelt der Energieversorger und kennt die Fallstricke der Branche. Hierbei bündeln wir in interdisziplinaren Teams sowohl technisches als auch betriebswirtschaftliches Knowhow, um bestmögliche Projektergebnisse für Sie zu erbringen.